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如何建立一個好的采購部門
發布日期:2013-9-26 10:56:43 信息來源:中華品牌管理網
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  建立一個好的采購 部門對任何一個企業來講都是降低采購成本 的關鍵所在。一個好的采購部門產,時刻都應以降低采購成本 為已任,把降低采購成本 提高原材料質量作為工作的終極目標。企業的成本是否可以降下來,首先要考察的事是采購成本,采購成本是否可能降下來,首先要考察的就是企業是否有一個盡職盡責的采購部門,是否有一群全心全意為企業著想的采購人員 。

  一、從選擇采購員開始

  采購部門由采購員組成,不論多少,只要企業存在采購環節,就要存在負責采購的采購人 員。

  采購員的工作性質決定采購人員 的選擇不能等同于其他人員的選擇,因此選擇采購員要慎之又慎。選擇得好,可以為企業節省大筆的采購成本核算,選擇不好,就像是為企業開了一個大漏洞,糧倉里養了一只碩鼠一樣,后患無窮。

  在朋友中,一提起采購員這個職業,大家無不以羨慕的口吻說上一句:美差啊。確實是美差,采購員是各個企業爭相討好的人物,請客吃飯,回扣紅包,變著花樣的賄賂,為的只是采購員點個頭或者從中美言幾句,就可以做成一筆大單。而采購員所在的企業往往因為采購員的“吃人嘴短,拿人手短”而白白付出高出市場價格的采購費。

  可見,成本外流,其實很簡單。采購員便是這成本外流的第一道閘門,而這道閘門也是最容易被利益沖破的,一旦這道閘門被沖破,企業將面臨巨大的損失。所以我們說,選擇好采購員是建立好的采購部門的基礎。

  那么好的采購人員應該具備哪些物質呢?

  1、懂技術、理智不盲目

  出色的采購人員對所需設備的性能、原材料的質量、零部件的規格以及供應者提供的產品是否符合質量要求都心中有數;他們不應是盲目型的購買者,也不應是沖動型的購買者,而應該是理智型的購買者;他們對商品的質量要求比較嚴格,供貨要求適時,特別強調售后服務是否跟得上,而很少受情感因素的影響。只有這樣才能保證采購的商品能物有所值、物有所用。

  2、具有主人翁責任感

  雖然是老生常談,但不能否認這種主人翁責任感對于選擇采購員的重要性?!骯業那換ò撞換ā鋇乃枷牖故巧鈧蒼詿蠖嗍誦鬧?,可想而知,一個有如此想法的人做采購工作會是怎么的結果。

  3、腳踏實地、中正誠實

  腳踏實地、中正誠實的員工不會癡心妄想,他們注重工作的實效而非一時之榮耀,他們忠于企業,不會因一時的貪心而置企業利益與個人前途于不顧,而是值得信賴的人。

  4、知恩圖報,重情重義

  這種人對于世事?;掣卸髦?,重情重義,輕名輕利。如果企業或老板對他們能巧施恩惠,加以提拔或寄予厚望,那么他們將會全心全意為企業和老板服務,通常不會輕易背叛企業。

  5、采購人員應該是具有協作精神、目光長遠的人。

  采購的目的不僅僅是買進商品,更是為了運用商品具有的功能。所以,采購人員需要具備協作精神,積極地保持與生產、技術、財務人員的聯系,從而分析研究貨物的性能,掌握商品的價值,使自己對采購行為做出的判斷不僅著眼于眼前,而且眼于企業的更高角度,從而使采購購回的商品真正能夠做到物盡其用。

  6、掌握大量信息

  一個出色的采購員還應該是一個信息十分靈通的人,他們要做到對市場行情了如指掌,就必須在頭腦中貯藏大量而且準確的活信息。他們在日常工作中必須眼觀六路,耳聽八方,時時處處留心,通過耳聞目睹、日積月累掌握大量有用的信息。只有這樣,他們采購回的商品才能即價廉物美又適應最新需求。

  二、采購員絕對不應該是定價員

  張某經常在所住小區的某一個水果商那里買水果,久而久之,與商家變得很熟,于是,他不再好意思與他們討價還價,也不再好意思挑剔商家推薦給他的水果是否新鮮,甚至不好意思去別家水果商那里購買。張某徹底成了他們的俘虜,盡管他心中很不情愿。

  采購員與供應商之間的關系如同張某與水果商之間的關系,他們會在討價還價的同時有意無意建立某種個人關系,因為,采購員很可能會像張某一樣因不好意思而成為供應商的俘虜。一旦發生這種情況,企業就不要再指望采購員為企業爭得多少先機,即使他是個合格的采購員。企業能做的就是給采購員施加壓力:不給他最后定價的權力;或者做采購員的堅強后盾:在價格還沒到底,而他無法繼續壓價的時候,可以抬出上級與供應商斡旋。

  請注意,是不給他最后的定價權力,而不是不允許他同供應商討價還價。

  三、“無賴”與采購專家同樣必不可少

  小王與小李一同逛街,小王看好一條裙子,卻因為價格原因始終無法與商家達成共識。就在小王要放棄的時候,小李竟然直接掏出錢來,塞進商家的手里,自顧自地包起裙子遞給小王,一邊笑一邊說:“就這么多了,賣也得賣,不賣也得賣!”在商家不在愣神的時候,小李已經拉了小王的手沖了出來。而她付給商家的錢竟然比剛才商家堅持的底線還要小。小王笑稱小李為“小無賴”的同時,不得不承認,其實她是個砍價高手。

  大多數企業都重視采購,為了壓低原材料成本,不惜花重金聘請采購談判專家,以期把供應商的生產原料或服務價格壓到最低,而忽略了供應商早已經熟悉了采購專家的談判套路。所謂兵來將擋,水來土掩,針對采購專家早已經應付自如了,恰恰是對“無賴”式的砍價高手缺乏認識。如果企業適時打出“出其不意,攻其不備”這張“無賴”王牌,往往會收到意想不到的效果。所以說“無賴”與采購專家同樣必不可少。

  四、及時為采購員解決后顧之憂

  誰都知道貪污犯法,誰都想做一個堂堂正正的人,可是當一個人面臨困境而走投無路時,難免會生出一些不顧后果的想法。

  老王是做了二十年采購了,二十年如一日,老王盡職盡責,從未讓領導操心過,從未貪占過企業一分錢。同事們說老王:“常在酒力走,就是不濕鞋”。

  一提到這事,老王不無感慨地說:“是領導有心,救了我們一家,我不能忘恩負義??!”

  原來,幾年前,老王的母親身患重病,十幾歲的女兒也患了一種罕見的疾病,母親和女兒的醫藥費使本來就不富裕的老王貧困交加。一為盡孝,二為愛女,一向正直的老王禁不住動起了采購款的念頭。就在老王猶豫不決的時候,領導了解了他的情況,并且及時幫助他解決了高額醫療費的問題,使得他的母親和女兒保住了生命,也使得老王沒有邁出那錯誤的一步。

  因此,老王感激領導的關心,以更加努力的工作來回報企業和領導。

  企業應該經常關注采購員的生活,當采購員面臨著經濟困難的時候,及時給予關心和幫助,或者及時調換崗位。這樣不但可以避免企業受到重大損失,同時也可以體現企業以人為本的思想,使員工更加全心全意為企業工作。

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關鍵詞:采購
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